Zaległy urlop — do kiedy trzeba wykorzystać w 2026 roku?

Zaległy urlop wypoczynkowy za 2025 r. trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września 2026 r. Pracodawca ma obowiązek udzielić go do tego dnia — nawet bez wniosku pracownika. Roszczenie o urlop przedawnia się po 3 latach, a za nieudzielenie zaległego urlopu grozi kara Państwowej Inspekcji Pracy od 1 000 do 30 000 zł.

Do kiedy zaległy urlop? Termin 30 września 2026

Zgodnie z Kodeksem pracy urlopu niewykorzystanego w danym roku należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że:

• urlop zaległy za 2025 r. trzeba wykorzystać do 30 września 2026 r.,
• do zachowania terminu wystarczy, że urlop rozpocznie się najpóźniej 30 września — nie musi w całości zmieścić się we wrześniu,
• pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody — potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego.

Urlop bieżący a zaległy — różnica

To dwa różne pojęcia, które warto rozdzielić:

• Urlop bieżący — wymiar przysługujący za dany rok kalendarzowy (20 lub 26 dni). Powinien być wykorzystany w roku, za który przysługuje, zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu z pracodawcą.
• Urlop zaległy — część urlopu niewykorzystana z lat poprzednich. To właśnie jego dotyczy termin 30 września kolejnego roku.

W praktyce kadrowej pilnujemy obu pul osobno, bo mylenie ich prowadzi do błędów w ewidencji i ryzyka kary.

Przedawnienie roszczenia urlopowego — 3 lata

Prawo do urlopu nie przepada 1 października. Roszczenie o urlop wypoczynkowy przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym stało się wymagalne. Dla urlopu zaległego za 2025 r.:

• bieg przedawnienia rozpoczyna się 1 października 2026 r. (dzień po upływie terminu udzielenia),
• roszczenie przedawni się z dniem 1 października 2029 r.

Do tego czasu pracownik wciąż może domagać się urlopu lub ekwiwalentu — a pracodawca nie powinien zakładać, że niewykorzystany urlop „znika”.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W trakcie zatrudnienia urlopu zasadniczo nie wolno zamieniać na pieniądze — trzeba go udzielić w naturze. Ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu (w tym zaległego) z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent oblicza się według tzw. współczynnika ekwiwalentowego ustalanego na dany rok. Prawidłowe naliczenie ekwiwalentu to typowe zadanie obsługi kadrowo-płacowej.

Obowiązki pracodawcy i konsekwencje

Za pilnowanie urlopów odpowiada pracodawca. Najważniejsze obowiązki:

• prowadzenie ewidencji czasu pracy i urlopów dla każdego pracownika,
• udzielenie zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku,
• aktualizacja akt osobowych i list płac o wykorzystane dni i ewentualny ekwiwalent.

Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika — Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć grzywnę od 1 000 do 30 000 zł. Kara dotyczy sytuacji, gdy zaniechanie nastąpiło z winy pracodawcy.

Zaległy urlop — terminy i konsekwencje w tabeli

Ile dni urlopu zaległego może mieć pracownik?

Wymiar urlopu nie zmienia się przez to, że staje się zaległy. Pracownikowi przysługuje rocznie 20 dni (przy stażu krótszym niż 10 lat) lub 26 dni (przy stażu co najmniej 10 lat, do którego wlicza się m.in. okresy nauki). Niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok jako urlop zaległy i sumują się — dlatego u pracownika, który od kilku lat nie wybierał całej puli, może uzbierać się kilkadziesiąt dni zaległości. Każda taka pula ma własny 3-letni bieg przedawnienia, liczony osobno dla każdego rocznika.

W praktyce oznacza to, że samo „odhaczenie” terminu 30 września nie wystarcza — trzeba wiedzieć, z którego roku pochodzą zaległe dni i w jakiej kolejności je rozliczać. To zadanie, które najlepiej zostawić obsłudze kadrowej.

Jak ewidencjonujemy urlopy w ramach obsługi kadrowej

W ramach rozliczania płac dla firm prowadzimy ewidencję urlopów na bieżąco: śledzimy pulę bieżącą i zaległą każdego pracownika, sygnalizujemy zbliżający się termin 30 września i naliczamy ekwiwalenty przy rozstaniu z pracownikiem. Dzięki temu pracodawca nie musi pamiętać o terminach ani ręcznie liczyć dni — wszystko mamy w aktach i na listach płac.

Czy pracownik może odmówić wykorzystania zaległego urlopu?

To częste źródło nieporozumień. Skoro pracodawca odpowiada za udzielenie urlopu w terminie, to w przypadku urlopu zaległego może skierować pracownika na urlop również wbrew jego woli. Sąd Najwyższy potwierdził, że nie narusza to przepisów Kodeksu pracy — interes pracodawcy (uniknięcie wykroczenia) jest tu chroniony. W praktyce warto jednak ustalić termin polubownie i potwierdzić go na piśmie, żeby uniknąć sporów.

Co ważne: okres wypowiedzenia to szczególna sytuacja — pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego (i bieżącego) urlopu w trakcie wypowiedzenia, bez jego zgody.

Najczęstsze błędy pracodawców przy urlopach zaległych

• Brak bieżącej ewidencji — bez aktualnej puli urlopów łatwo przeoczyć termin 30 września i narazić się na kontrolę PIP.
• Wypłacanie ekwiwalentu zamiast udzielania urlopu w trakcie zatrudnienia — to niedopuszczalne, urlopu trzeba udzielić w naturze.
• Założenie, że niewykorzystany urlop przepada — nie przepada, dopóki nie minie 3-letni okres przedawnienia.
• Mylenie terminu „rozpoczęcia” z „zakończenia” — do dochowania terminu wystarczy, że urlop zacznie się do 30 września.

Najczęstsze pytania o zaległy urlop

Powiązane tematy

• Rozliczanie płac dla firm w Gliwicach — kadry, płace i ewidencja urlopów
• Ile kosztuje księgowość w Gliwicach? Cennik 2026
• Wszystkie artykuły na blogu

Stan prawny: czerwiec 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej — sytuację konkretnej firmy omów z księgową.